Hatékonyságjavítás az IT Services Hungary-nél – Interjú Kónya László stratégiai igazgatóval

controlling_portal_logoA költségcsökkentés fájdalmas, a hatékonyságnövelés izgalmas – mondta Kónya László, az IT Services Hungary (ITSH) stratégiai igazgatója a XXVI. Budapesti Menedzsment és Controlling Fórumon (BMCF) tartott előadásában. Arra kértük, hogy részletezze az izgalmakat.

IFUA: Mi volt a legizgalmasabb hatékonyságnövelési projektje, és miért pont az?
Kónya László: A legizgalmasabb feladat nálunk az automatizálás: emberi munkát váltunk ki géppel. Erre rá is vagyunk kényszerítve, mert mint IT üzemeltetéssel foglalkozó cég, rendszeresen kapunk olyasféle megbízásokat, hogy „vegyétek át az informatikai szolgáltatást a 40 informatikussal együtt, és a következő 5 évben évente 10%-al csökkentsétek a szolgáltatás díját, úgy, hogy megtartjátok a kollégákat”. Vagyis évről-évre több munkát kell elvégeznünk ugyanannyi munkatárssal. Mondjuk, eddig 100 ember üzemeltetett X szervert, a következő évben már csak 90.

És mi lesz az így felszabaduló kollégákkal?
Szerencsére könnyű nekik munkát találni, mert a német anyavállalattól (az ITSH tulajdonosa a T-Systems International – a szerk.) évi 700-800 embernyi munkát kapunk. 2007-ben 400-an voltunk, most már 3600-an. Bővülünk, de évente csak 400-450 munkatárssal, mert automatizálunk. Egy egyszerű példa: a szerverek néha bizonytalanul működnek. Ezért egy kiemelt ügyfelünk szervereit minden reggel 6-kor ellenőrizte egy kolléga, s újraindította, amelyiket kellett. Ma már egy script végzi el ezt, s ha valamiben nem járna sikerrel, küld egy sms-t. Még izgalmasabb, amikor a gép maga tanulja meg az incidens-elhárítást. Figyeli, hogy milyen hibát hogyan hárítanak el az emberek, és aztán már magától megcsinálja ugyanazt.

Meddig lehet ezt fokozni?
A Gartner előrejelzése szerint 3-4 éven belül az emberi munka a felére fog csökkenni az IT üzemeltetésben. De amit géppel váltunk ki, az többnyire „favágó munka”, a munkatársak úgyis csak 1-2 évig bírják, utána elmennek máshová vagy cégen belül váltanak. Ezért ha a kollégákat képezzük, és érdekesebb munkát kapnak, akkor az mindenkinek jó, win-win-t eredményez: olcsóbb lesz, biztonságosabb és a kollégák érdekesebb munkákkal foglakozhatnak. Nem beszélve arról, hogy maga az automatizálás egy nagyon érdekes, kihívásokkal teli feladat. Természetesen vannak olyan emberi munkaigényes területek is, ahol ilyen jellegű hatékonyságnövekedést nehezebb elérni, mint például a szoftverfejlesztés vagy a projektmenedzsment.

“Sok kicsi sokra megy” – ezért támogatják a hétköznapi kis innovációkat is. De milyen sokra mehetnek ezek a kis innovációk a nagy projektekhez képest?
Három fontos innovációs csatornánk van. Az első a „FEDEX Day”, amely arról kapta a nevét, hogy 24 óra alatt kell kitalálni valamit, vagyis annyi idő alatt, amíg a gyorsposta kiszállítja a küldeményt. A munkatársak 10 százaléka szokott erre jelentkezni, a nap végén megszavaztatjuk az újításokat, és a legjobbakat elkezdjük használni. Van Innovation Award, ezzel az előző évi legkomolyabb innovációkat díjazzuk. És van a Smart Award, ezt a kisebb innovációkért kaphatja negyedévente 100 kolléga. Például az overhead csoportban bonyolult excel táblával követtük nyomon a számlázást, s ezt egy kolléga egyszerűbbé, átláthatóbbá tette. Ezek a kisebb újítások általában azonnal megtérülnek, lényegében az emberek egyszerűsíthetik a saját munkájukat. Mondjuk, egy bizonyos munkát 10 perccel rövidebb idő alatt lehet elvégezni. De nem mindig lehet a megtakarítást mérni, például, ha az eredmény a minőség javulása, ilyenkor a minőséget mérjük.

Mégis, mennyire éri meg ez a cégnek a nagyobb hatékonyságjavító projektekhez képest?
Nehéz összemérni. A FEDEX Day és az Innovation Award az egész cégre hat, a kis újítások nem érintenek mindenkit. De mondjuk, van negyedévente 100 kisebb újítás, amelyek átlagosan heti egy munkaórát spórolnak meg, az évente már 400 újítás, azaz 400 munkaóra hetente, vagyis egy év alatt 10 fő munkáját takarítjuk meg vele.

A BMCF-en megnevezett néhány IT alkalmazást, amelyek javították a hatékonyságot. Mit tudna tanácsolni másoknak, mikor érdemes ilyesmit bevezetni?
Az informatikában annyira pörög minden, hogy 2 évnél tovább nem lehet előre látni. Ezért megnézzük, hogy az adott munkára most mennyi időt fordítunk, és mennyit spórolunk meg az eszköz bevezetésével. Ha ebből az jön ki, hogy az adott eszköz 2 év alatt megtérül, akkor bevezetjük. Más a helyzet, ha minőségjavítás a cél. Bevezettünk például egy olyan eszközt, amely a feladatok átvételét segíti, a standard folyamatlépéseket tartalmazza. Ez a korábbinál még több munkát is jelent, de azáltal, hogy a feladatokat ellenőrzött módon vesszük át, az átvétel biztonságosabb lesz, kevesebb hiba történik, és a minőségjavítás a végén szintén pénzügyi eredményt hoz, hiszen esetenként kevesebb kötbért kell fizetni, az ügyfél elégedettebb lesz, és megújítja majd a szerződést.

Forrás: Controlling Portál, IFUA Horváth & Partners Kft., sajtóhírek, 2014. július 18.