1 felhasználótól 100 000-ig: Biztonságos felhő alapú dokumentumkezelés a doculife-fal

A T-Systems a svájci Document Future AG-vel közösen készül arra, hogy első ízben bemutasson egy teljes körű megoldást felhő alapú dokumentumkezeléshez a CeBIT 2013-on. A doculife segítségével a cégek valamennyi dokumentumukat a felhőn belül szerkeszthetik, kezelhetik és archiválhatják úgy, hogy illetéktelenek nem férhetnek hozzájuk – és ha szükséges, mindezt egy rendkívül biztonságos magánfelhőben. A megoldás megfelel valamennyi európai biztonsági, adatvédelmi és megfelelőségi szabványnak. A T-Systems a doculife-ot német felhő-adatközpontokból üzemelteti, amelyek a szigorú német adatvédelmi törvényeket követik.

A felhő alapú doculife szoftver tetszés szerint méretezhető, egy felhasználótól százezerig. Ennek köszönhetően bármilyen méretű cég és szervezet számára megfelelő lehet, legyen szó közigazgatási szervezetről, ügyvédi irodáról, biztosítóról, bankról vagy akár nagy kereskedelmi és ipari cégekről. A doculife használatához nem kell beruházni új informatikai infrastruktúrába. Csak a szerződésben kikötött, kiszámítható, felhasználónkénti és dokumentumonkénti díjjal kell kalkulálni.

A doculife segítségével a dolgozók bármely internetkapcsolattal rendelkező PC munkaállomásról vagy mobileszközről közvetlenül hozzáférhetnek valamennyi digitális dokumentumhoz. A felhő alapú megoldás könnyen integrálható a Microsoft Office-ba és az Outlook-ba, és közvetlenül ezekből a programokból elérhető. Az e-mailek és csatolmányaik egyszerű behúzással (drag and drop) elküldhetők. A megoldás alkalmazásként iOS platformon is működik.

A meglévő és véglegesített dokumentumok illetéktelenektől védett és a törvényeknek megfelelő hosszú távú archiválása, valamint az ütemezett tartalom-megsemmisítés és ellenőrizhető archiválási eljárások mellett mindenekelőtt a Deutsche Telekom ISO IEC 27001, DIN EN ISO90001:2008 és BS 7799 minősítésű adatközpontjaiban történő dokumentumtárolás az, amitől a felhő alapú megoldás rendkívül biztonságos és a törvényeknek megfelelő. A fájlokhoz és dokumentumokhoz való biztonságos hozzáférést az adatok és kommunikációs csatornák kódolása teszi lehetővé. A hozzáférési engedélyek segítségével az egyes fájlokhoz, almappákhoz vagy dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozható. A felhasználók hozzáférése naplózásra kerül és így bármikor visszakereshető.

A felhő alapú dokumentumkezelés segítségével az összes olyan fájl, mint a HR-fájlok, ingatlanfájlok, káreseti fájlok, ügyfélfájlok, beszállítói fájlok és készletfájlok beállíthatók újra beadott dokumentumokként. Így a program automatikusan figyelmeztet a szóban forgó dokumentumokkal kapcsolatos közelgő feladatokra. A doculife kereső, előnézeti és hozzáférési funkciókkal is rendelkezik. A hozzáférési és szerkesztési jogok további biztonságot nyújtanak a felhasználóknak. Az e-mailek és csatolmányok biztonságos, bizonyítható küldését és fogadását lehetővé tevő De-Mail-t szintén integrálták a doculife-ba. A doculife kezdetben német és angol nyelven lesz elérhető.

Forrás: Deutsche Telekom, sajtóhírek, 2013. február 18.